Несмотря на переход к цифровому миру, бумажные бизнес-процессы по-прежнему являются общими и необходимыми. Принятие этого факта — это первый шаг к решению вашей проблемы с инвентаризацией документов и обеспечению безопасности, эффективности и соответствия вашей организации. В этом блоге мы рассмотрим, почему, где и как хранить ваши деловые документы.
Балансировка риска, защита от стихийных бедствий и стоимость
Существует несколько причин, по которым вы должны иметь внешнее, а не внутреннее хранилище документов. Снижение риска является первой причиной. Ваши деловые документы включают конфиденциальную и конфиденциальную информацию, поэтому к ним могут иметь доступ только уполномоченные лица. Внешнее хранилище устраняет внутренние риски безопасности, которые позволяют неавторизованным сотрудникам получать доступ к конфиденциальной информации. Незаменимым атрибутом для хранения документов является вырубные папки, которые можно купить здесь http://aleksprint.ru/poligrafiya/papki/
Вторая причина, заключающаяся в том, чтобы иметь внешний план хранения, — это защита от стихийных бедствий. Помимо предотвращения несанкционированного доступа, внешнее хранилище защищает ваши документы от пожаров, наводнений и других непредвиденных катастроф в вашем основном месте. После катастрофического события вы по-прежнему будете иметь доступ к своей деловой информации.
В-третьих, внешнее хранилище документов экономит место. Аренда офисных помещений является дорогостоящей и заполнение ее бизнес-документами не является экономически эффективным. Внешнее хранилище документов позволяет использовать ваше офисное пространство для того, для чего оно предназначено: для получения дохода для вашего бизнеса.
Защита, сохранение и организация
Теперь, когда вы понимаете, почему вы должны хранить свои документы за пределами офиса, следующим шагом является выбор места их хранения. Центр хранения коммерческих докуменов предлагает лучший выбор для защиты конфиденциальности ваших документов, сохранения их состояния во время хранения архивов и поддержания их организованности. Это специализированное хранилище документов, оснащённое передовыми системами для обеспечения безопасности и организации деловых документов. Он имеет:
- Контроль климата с мониторингом
- Технология противопожарной защиты
- Цифровое наблюдение
- Контроль доступа и мониторинг
Доступ только к центру записей возможен только у авторизованного персонала. Ваши документы штрихкодированы и отслеживаются в системе управления, что позволяет легко запрашивать документы онлайн для доставки в ваш офис в любое время.