Электронные подписи быстро становятся нормой в корпоративном мире. Все большее число предприятий предпочитают безбумажный формат, отказываясь от традиционных рабочих процессов, связанных с чернилами, в пользу цифровых альтернатив.
Электронные подписи лежат в основе безбумажных рабочих процессов. Вот почему их использование резко возросло за последние несколько лет. Личный кабинет сетевой компании — самый простой способ перевести процедуру подтверждения документов в онлайн.
Компании, которые выбирают электронную подпись, как правило, получают множество положительных результатов — от сокращения затрат на создание документов до более счастливых и лояльных клиентов. Более того, инвестиции в приложение для управления документами в подавляющем большинстве случаев обеспечивают положительную окупаемость инвестиций.
Если вы думаете об использовании электронной подписи в своей организации, семи доказанных преимуществ, описанных ниже, должно быть достаточно, чтобы подтолкнуть вас к этому.
1. Электронные подписи сокращают расходы
В исследовании, проведенном по заказу Adobe, 61% менеджеров заявили, что использование электронной подписи сокращает расходы, связанные с документами.
Когда вы думаете о ресурсах, необходимых для обработки бумажных документов, это неудивительно. Конечно, документы, требующие электронной подписи, составляют лишь часть от общего количества бумаги, используемой средней компанией. Но еще предстоит добиться значительной экономии. Более того, приложения для электронной подписи обычно позволяют безопасно хранить в Интернете контракты, PDF-файлы, предложения, счета-фактуры и т. д. ез необходимости в физическом пространстве.
2. Ускорение обработки документов.
Количество часов, которые электронная подпись может сократить от времени обработки документов, поистине ошеломляет.
«Согласно одному исследованию, среднее время обработки документов было сокращено с пяти дней до 37 минут после введения электронной подписи».
Да, вы не ослышались — 37 минут.
С мокрыми подписями отправители и получатели должны многократно распечатывать и сканировать документы. Если контракт требует нескольких подписей, этот процесс занимает еще больше времени. Клиенты часто откладывают документы, пока не успеют распечатать и подписать их. И часто они теряются в куче других документов. С другой стороны, электронные подписи могут быть прикреплены к предложению или контракту за секунды.
3. Меньше ошибок в документе
Компании и частные лица обычно используют приложения для управления контрактами для применения электронных подписей к документам. Эти приложения, примером которых является PandaDoc, предоставляют множество дополнительных преимуществ, особенно когда речь идет о сокращении количества ошибок в контрактах, предложениях, счетах-фактурах и т. д.
Исследования показывают, что приложения для электронной подписи сокращают общее количество ошибок в среднем на 80%. Писатели, менеджеры и юристы могут воспользоваться набором инструментов, предназначенных для совместной работы с электронными подписями. К ним относятся автоматизированные рабочие процессы утверждения, шаблоны и библиотеки содержимого.
4. Повышение лояльности клиентов
Электронные подписи не только улучшают внутренние процессы компании. Они также положительно влияют на качество обслуживания клиентов, повышая их удовлетворенность и лояльность. Компании, использующие электронные подписи, как правило, имеют более высокий рейтинг Net Promoter Score.
Электронные подписи предлагают клиентам ряд преимуществ, помимо упрощения процесса подписи и удаления офисного принтера с изображения.
Во-первых, клиенты могут подписывать документы с полями электронной подписи с любого устройства, что повышает эффективность. Предложения и контракты, доставленные с помощью решения для управления контрактами, обычно могут быть одобрены, не требуя от получателя покинуть свое почтовое приложение и загрузить какие-либо файлы.
Кроме того, дополнительная безопасность электронных подписей убеждает клиентов в том, что контракты не будут потеряны или потеряны.
5. Увеличение скорости закрытия документов
Собственные данные PandaDoc показывают, что компании, использующие электронные подписи, видят на 28% увеличение скорости закрытия документов. Исключение обременительного процесса подписания документов от руки, особенно когда требуется несколько подписей, значительно снижает трение в процессе утверждения. Приложения для электронной подписи также часто позволяют создателям документов добавлять в документы дополнительные функции повышения эффективности, такие как встроенные кнопки оплаты, которые еще больше повышают ставки близких.
Примечательно, что электронные подписи также ускоряют внутренние утверждения. Подготовка подписанного документа, требующего подписи от руки нескольких разных людей в организации, может занять несколько дней, прежде чем его можно будет разослать. Электронные подписи мгновенно решают эту проблему. Одна компания, например, добилась повышения производительности на 83% благодаря внутренним разрешениям.
6. Положительная рентабельность инвестиций (ROI)
В исследовании, опубликованном AIIM, 81% респондентов заявили, что они увидели положительную окупаемость инвестиций в течение двенадцати месяцев после внедрения программного обеспечения для электронной подписи. Четверть опрошенных заявили, что окупаемость решений для электронной подписи окупается в течение трех месяцев.
Создание программной инфраструктуры, позволяющей сотрудникам и клиентам использовать электронные подписи, просто и недорого. Приложения поставляются с многочисленными планами для организаций разного размера (и отдельных лиц), и большинство из них предлагают специальную поддержку при адаптации, поэтому переход на безбумажный рабочий процесс не займет больше времени, чем необходимо. Одного сокращения стоимости бумаги обычно достаточно для большинства компаний, чтобы получить положительную отдачу от электронных подписчиков.
7. Более высокий уровень безопасности
Во всем мире все более быстрыми темпами вводятся законы, касающиеся электронных подписей. Соединенные Штаты приняли Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле, а Европейский Союз учредил eIDAS (электронные идентификационные данные, аутентификация и услуги доверия).
Электронные подписи не только имеют полную юридическую силу, но и зачастую более безопасны, чем собственноручные подписи. Поскольку электронные подписи обычно сопровождаются цифровым контрольным журналом, состоящим из электронных писем, подписывающих сертификатов, сохраненных копий контрактов и т. д. Их очень легко проверить. Также электронную подпись подделать гораздо сложнее, чем рукописную. Цифровые подписи, высоконадежная форма онлайн-подписи, обеспечивают еще большую безопасность подписавшимся.