Рассмотрим тот вариант, когда управляющая компания работает с жилым сектором, обеспечивая его коммунальными ресурсами и проявляя заботу о его содержании в соответствующем санитарном и техническом состоянии. По роду своей деятельности управляющая компания является посредником между коммунальными хозяйствами и собственниками жилья. У первых она приобретает ресурсы, вторым она их реализует, параллельно занимаясь организацией подрядов для санитарно-технических работ, оборудования подведомственного сектора разными современными системами оповещения и наблюдения, др.
Таким образом, управляющая компания ведет «двойную» бухгалтерию – по отношению к поставщикам коммунальных ресурсов она является кредитором, и ее финансовая деятельность состоит здесь из расходов, по отношению к собственникам жилья она является получателем прибыли и приобретает дебиторскую задолженность. Чтобы прибыль максимизировалась, управляющей компании следует организовать эффективный учет потребления коммунальных ресурсов и установить жесткий контроль над платежами.
С учетом многообразия вводных данных, с такой задачей справится только программа автоматизации, которую управляющая компания может инсталлировать самостоятельно, если это продукт компании «Универсальная Система Учета», отличающийся легкостью в установке и простотой последующего использования. Коммунальная программа УСУ не требует от техники и персонала ничего необычного, имеет понятный интерфейс и удобную структуру распределения информации, организованную тремя учетными блоками, причем текущая работа осуществляется только в одном из них.
Описываемая программа является, по существу, автоматизированной информационной системой, где все значения имеют определенные связи между собой, поэтому при изменении одного из них «возмущение» системы волной пройдет по другим. Это объясняет наличие специальных электронных форм, посредством которых организован ввод первичных данных, собираемых персоналом управляющей компании. Эти формы, по-своему, упрощают и ускоряют добавление сведений в систему, если процесс происходит в ручном режиме, для чего имеют специальные ячейки с выпадающими каталогами, из которых следует выбрать соответствующий ситуации вариант.
Никаких вычислений система не требует от пользователей, поскольку ведет их самостоятельно, полностью исключив из расчетов человеческий фактор. Скорость всех проводимых ею операций составляет мгновение, несмотря на обилие значений и разнообразие их категорий. В первую очередь, программа формирует базу контрагентов, включая в нее и поставщиков, и собственников жилья. Это не вызывает дискомфорта в работе, поскольку система предусматривает разделение контрагентов категориям, подкатегориям и мельче.
Рассмотрим работу системы в отношении потребителей коммунальных услуг. Сведения о них, отображаемые системой, включают в обязательном порядке ФИО владельца, состав его семьи, характеристики занимаемой площади, перечень получаемых услуг, измерительные приборы с их подробным описанием, тарифные ставки, которые могут отличаться от ставок других потребителей, условия договора на обслуживание и пр. К каждому профайлу собственника жилья система крепит полный ассортимент документов, которым был дан ход в течение всего периода взаимодействия. К ним можно отнести квитанции на оплату, заявки на ремонт, акты сверки и прочее, что в итоге составляет историю отношений. Аналогичное формирование истории идет и в случае поставщиков услуг.
В программу встроена информационно-справочная база, содержащая все положения и приказы по жилищно-коммунальной отрасли, по нормам потребления ресурсов, по тарифам и иные нормативно-правовые акты, регулярно обновляемые, поэтому система гарантирует не только точность расчетов, но и их актуальность. В программу также встроен калькулятор начисления пени, действующий на основании утвержденной формулы расчета. Итогом деятельности программы является предоставление на начало отчетного периода платежей, рассчитанных для каждого клиента с учетом всех факторов, влияющих на стоимость предоставленных услуг.